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Obligation des logiciels de caisse certifiés dès le 1er janvier 2018

Obligation d'utiliser un système de caisse certifié
A compter du 1er janvier 2018, les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un système de caisse auront l'obligation d'utiliser un logiciel ou système sécurisé certifié

Quels systèmes et logiciels sont visés par l’obligation de certification ?

Afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse devront utiliser un logiciel ou un système sécurisé certifié à partir du 1er janvier 2018. L’objectif est de permettre un accès de l'administration fiscale à l'ensemble des données enregistrées et de rendre impossible l’utilisation de logiciels frauduleux conduisant, notamment, à la dissimulation de recettes encaissées en espèces.

On entend par « logiciel ou système de caisse » un système informatisé dans lequel le professionnel enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au regard de la TVA, c'est-à-dire un système informatisé dans lequel le professionnel enregistre les opérations effectuées avec des clients non professionnels (clients particuliers). Les logiciels dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées à la fois avec des clients professionnels (opérations B to B) et des clients particuliers relèvent du champ d'application du dispositif.

Sont en revanche exclus de l’obligation de certification les logiciels de comptabilité et de gestion. Concernant les logiciels multi-fonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées. Les caisses enregistreuses non informatisées devront être remplacées par un système de caisse sécurisé de type caisse enregistreuse certifiée.

Qui est concerné par la nouvelle obligation ?

Les professionnels assujettis à la TVA effectuant des livraisons de biens et des prestations de services à des clients non professionnels, à l’exception des assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA (parmi lesquels les micro-entrepreneurs) et des professionnels exonérés de TVA.

Quels critères doivent remplir les logiciels et systèmes de caisse pour être certifiés ?

Les logiciels et systèmes de caisse doivent remplir les 4 conditions suivantes :

  • inaltérabilité des données d'origine relatives aux règlements. Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement (modifications ou annulations), celles-ci doivent s'effectuer par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées ;
  • sécurisation des données d'origine, des données de modifications enregistrées et des données permettant la production des pièces justificatives émises, par un procédé technique fiable ;
  • conservation des données enregistrées ligne par ligne et des données cumulatives et récapitulatives calculées par le système ;
  • archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés.

Le respect de ces conditions devra être justifié :

  • soit par un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité (par exemple l’Afnor) à l’éditeur du logiciel mis en place chez le professionnel ;
  • soit par une attestation individuelle délivrée au professionnel par l'éditeur du logiciel ou du système de caisse.

En pratique, dans la plupart des cas, la mise en conformité au 1er janvier 2018 sera effective par une simple mise à jour du logiciel de caisse.

Pour en savoir plus, consultez la foire aux questions publiée par l’administration relative à l'obligation d'utiliser des logiciels de caisse sécurisés

Quel contrôle sera mis en place ?

En cas de contrôle de l’administration fiscale dans les locaux du professionnel, si celui-ci n’est pas en mesure de produire un certificat de conformité ou une attestation, il pourra être sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné, avec obligation de se mettre en conformité dans un délai de 60 jours.