Le site internet « formalites.entreprises.gouv.fr » est le guichet unique en ligne pour les déclarations de création, de modification, de dépôt de documents et de cessation d’entreprise.
Présentation du guichet unique des formalités d’entreprises
Depuis le 30 juin 2023, les entreprises et professionnels peuvent réaliser l’ensemble de leurs formalités via le guichet unique des formalités d’entreprises (formalites.entreprises.gouv.fr), géré par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI). Ce guichet unique est ouvert à toutes les entreprises sans distinction d’activité (commerciale, artisanale, indépendante, agricole), de forme juridique (entreprise individuelle, société…) ou de lieu d’implantation.
L’objet du guichet unique est de faciliter les démarches des entreprises et professionnels, en dématérialisant et en unifiant/remplaçant les 6 anciens réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) qui assuraient auparavant le recueil des dossiers de formalité, majoritairement par voie papier : chambres de commerce et d’industrie (CCI), chambres de métiers et d’artisanat (CMA), chambres d’agriculture (CA), greffiers des tribunaux de commerce, URSSAF et services des impôts des entreprises de la DGFIP.
Le guichet unique fournit également toutes les informations utiles pour préparer la déclaration des formalités : différentes étapes à suivre, éléments demandés et outils d’assistance pour aider le déclarant à réaliser une formalité.
Le fonctionnement du guichet unique des formalités d’entreprises
Le guichet unique constitue une plateforme d’échange d’informations entre les entreprises déclarantes et les administrations concernées par les formalités.
Le déclarant (chef d’entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Ce compte utilisateur est personnel et permet d’avoir accès à l’ensemble des formalités déposées sur le site.
Le déclarant saisit ensuite en ligne les informations relatives à sa formalité (immatriculation, modification, dépôt de documents ou cessation) et joint les pièces dématérialisées nécessaires à la réalisation sa formalité.
Les organismes compétents (INSEE, organismes sociaux et fiscaux, greffiers des tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) reçoivent et traitent les informations qui les concernent.
Au terme de la procédure, les données des entreprises, issues de ces formalités, sont stockées au sein du registre national des entreprises.
L’utilisation du site, ainsi que de ses services d’assistance est gratuite. Néanmoins, certaines formalités peuvent être payantes, comme cela était déjà le cas via les CFE.
À noter : des vidéos tutos, des bulles d’aides et un numéro de téléphone (« Inpi direct » : 01 56 65 89 98) sont disponibles pour aider le déclarant tout au long de la saisie de la formalité.
Les formalités qui peuvent être réalisées sur le guichet unique des formalités d’entreprises
Il s’agit des formalités suivantes :
- la création d’entreprise (immatriculation ou déclaration de début d’activité), qui permet de donner une existence légale à une entité ;
- les modifications (changement d’activité, d’adresse, de nom, du nombre d’associés, des statuts, augmentation ou réduction de capital, etc.), qui permettent de mettre à jour les informations relatives à l’entreprise ;
- la cessation d’activité, qui permet de mettre fin à l’existence légale d’une entité.
Par ailleurs, lorsque les entreprises soumises à l’obligation de dépôt des comptes annuels ou de documents comptables auprès des greffiers des tribunaux de commerce (sociétés commerciales et EIRL) souhaitent effectuer ce dépôt par voie électronique, elles doivent le faire par l’intermédiaire du guichet unique (les dépôts papier des comptes annuels restent possibles et se font, dans ce cas, auprès du greffe compétent).
À noter : dans un souci de continuité et afin d’accompagner les entreprises dans leur changement de pratique, les entreprises avaient le choix, jusqu’au 31 décembre 2024, entre utiliser le guichet unique ou réaliser leurs formalités sur le site Infogreffe.
Depuis le 1er janvier 2025, en cas de difficulté grave rendant impossible l’accomplissement d’une déclaration sur le guichet unique (par exemple, en cas d’indisponibilité générale du guichet ou de blocage d’un ou plusieurs types de déclaration), le déclarant se verra remettre un récépissé par l’Inpi. Ce récépissé permettra de considérer qu’il a réalisé sa formalité dans les temps. Le déclarant devra ensuite finaliser sa formalité dès qu’il est informé de la résolution de la difficulté grave et, au plus tard, dans un délai de 15 jours.
Les documents qui peuvent être demandés pour effectuer une formalité de création d’entreprise
Au moment de finaliser la formalité de création d’entreprise sur le guichet unique, un certain nombre de pièces justificatives peuvent être demandées, parmi lesquelles :
- mandat
- pièces justificatives requises pour certaines activités nécessitant une demande d’autorisation
- copie de l’acte enregistré de l’acquisition par achat, licitation, attribution par voie de partage du fonds de commerce
- rapport du commissaire aux apports
- copie des actes constitutifs de la société
- déclaration d’affectation de patrimoine
- attestation de délivrance de l’information donnée à son conjoint commun en biens sur les conséquences des dettes contractées dans l’exercice de sa profession sur les biens communs.
Le guichet unique indique précisément les pièces devant être fournies, en fonction des informations communiquées par le déclarant. Tant que l’ensemble des pièces n’a pas été fourni, l’envoi de la déclaration est bloqué par le guichet unique.
Il est recommandé au déclarant de s’assurer qu’il est en possession des pièces requises en fonction de la formalité qu’il souhaite accomplir, avant de démarrer celle-ci.
Les avantages du guichet unique des formalités d’entreprises
Le site formalites.entreprises.gouv.fr permet de réaliser toutes les formalités de manière entièrement dématérialisée, sans dossier papier ni nécessité de se déplacer.
Le site permet de rassembler dans un seul formulaire dématérialisé toutes les démarches des entreprises, au lieu d’une cinquantaine de formulaires papier.
Le délai de traitement des demandes est par ailleurs raccourci. Le déclarant peut suivre en direct ses formalités grâce à des tableaux de bord.
Formalités qui ne peuvent pas être réalisées sur le guichet unique des formalités d’entreprises
Certaines démarches concernant les entreprises ne peuvent pas être effectuées sur le guichet unique car ce ne sont pas des formalités à proprement parler.
Il s’agit notamment :
- de la déclaration sociale nominative (DSN) : elle doit être effectuée sur net-entreprises.fr;
- du paiement des cotisations sociales et fiscales : il doit être réalisé sur gouv.fr.
