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Quelle gestion des notes de frais par l'entreprise ?

Quelle gestion des notes de frais par l'entreprise ?
Une note de frais est le document grâce auquel le chef d’entreprise ou un collaborateur peut se faire rembourser par l’entreprise ses frais professionnels. Ces frais sont, sous certaines conditions, déductibles du résultat imposable de l’entreprise en tant que frais réels ou frais forfaitaires. Afin de pouvoir justifier les frais professionnels en cas de contrôle, il est indispensable pour l’entreprise de formaliser la gestion des notes de frais.

Qu’appelle-t-on note de frais ?

Destinée à l’entreprise, une note de frais est une fiche papier ou informatique (fichier excel, par exemple) permettant de se faire rembourser des frais professionnels, sur justificatifs. Les frais professionnels sont des dépenses faites par l’exploitant, le dirigeant ou le salarié pour des besoins professionnels. Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de transport, des frais d’hébergement et logement, des frais de repas, des frais de petites fournitures de bureau, etc.

Les frais professionnels sont, sous certaines conditions, déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Le remboursement de frais n’est soumis ni à cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.

Ce qui doit figurer sur les notes de frais

Les remboursements de frais sont particulièrement vérifiés par l’administration fiscale et les Urssaf. Afin d'éviter les litiges, la note de frais doit être nominative, datée et détaillée. Le plus souvent, il s’agit d'un tableau avec la date, le descriptif de la mission, le lieu du déplacement, la description des frais par type et le montant. Pour chaque dépense, le montant de la TVA doit être indiqué.

Justificatifs à joindre aux notes de frais

Pour pouvoir se faire rembourser les frais qu'il a engagés, l’exploitant, le dirigeant ou le salarié doit joindre à ses notes de frais les factures de ses dépenses, libellées au nom de l’entreprise et avec le montant de la TVA payée. Pour les repas d’affaire, les factures doivent indiquer, au dos, le nom du client invité, sa fonction et le nom de sa société.

Lorsqu’une entreprise se développe, celle-ci a tout intérêt à mettre en place une organisation pour la gestion des notes de frais (processus de validation et de contrôle des notes de frais, délais pour présenter les notes de frais, délais pour les remboursements, budget à respecter pour les frais d’hébergement et logement…).

Notes de frais : déduction des frais de déplacement

Conditions de déductibilité fiscale des frais de déplacement

Les frais de déplacement sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise s’ils remplissent les conditions suivantes :

  • être exposés dans l'intérêt direct de l'exploitation, ce qui exclut les dépenses d'ordre personnel ;
  • se rattacher à une gestion normale de l'entreprise, c’est-à-dire ne pas être excessifs ni fictifs ;
  • être enregistrées en comptabilité en charge au cours de l'exercice auquel elles se rapportent ;
  • être effectivement acquittés et s'appuyer sur des pièces justificatives suffisantes (factures).

Lorsque les frais de déplacement sont exposés par les personnes les mieux rémunérées de l'entreprise, ils doivent figurer sur le relevé de frais généraux joint à la déclaration de résultat.

Exemples de frais de déplacement déductibles :

  • déplacements professionnels (train, avion, taxi) ;
  • frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail lorsque la distance n'excède pas 40 km ; au-delà, la déduction suppose que l'exploitant, le salarié ou le dirigeant justifient l'éloignement du domicile du lieu de travail par des circonstances particulière ;
  • frais de voiture et de deux-roues utilisés dans le cadre de l'exploitation et acquis par l'entreprise (entretien, carburant, frais de garage, assurance…) ;
  • frais de voiture et de deux-roues personnels lorsqu’ils sont utilisés pour les besoins de l'activité professionnelle ;
  • voyages de stimulation organisés dans l'intérêt de l'entreprise et dans un but de promotion commerciale.

Frais de déplacement : montants déductibles

En principe, les frais de déplacement sont déduits selon le principe des frais réels.

Les frais de déplacement remboursés aux dirigeants et salariés au titre de l'utilisation professionnelle de leurs véhicules personnels sont déductibles au prorata du kilométrage parcouru à titre professionnel, qui doit pouvoir être justifié par tous moyens. Ces frais peuvent être déduits en tant que frais réels ou évalués d'après le barème kilométrique fourni chaque année par l'administration (frais forfaitaires). Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance. Pour le remboursement, doivent être mentionnés sur la note de frais : le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Notes de frais : déduction des frais de repas

Conditions de déductibilité fiscale des frais de repas

Pour être déductibles, les frais de repas doivent remplir plusieurs conditions :

  • constituer des dépenses nécessitées par l'exercice de la profession (déplacement professionnel chez un client ou repas d'affaires par exemple) et non par des convenances personnelles ;
  • être justifiés par la distance entre le lieu d'exercice et le domicile ;
  • être effectivement engagés (sous réserve d'une pièce justificative, notamment facture d'un restaurant ou d'un traiteur).

Frais de repas : montants déductibles

Les repas d'affaires font partie des charges déductibles lorsqu'ils sont justifiés et sont dans un rapport normal avec l'activité et l'avantage attendu.

Les frais supplémentaires de repas pris sur le lieu de travail sont déductibles lorsque la distance entre ce lieu et le domicile fait obstacle à ce que le repas soit pris à domicile et à condition que le montant de ces dépenses soit justifié. En pratique n'est admise en déduction que la fraction du prix du repas comprise entre le montant forfaitaire représentatif du repas pris à domicile (4,80 € pour 2018) et le seuil au-delà duquel la dépense est considérée comme exagérée (18,60 € pour 2018).